TEKNIK PERSIDANGAN
KELOMPOK
4:
Wahyu
Hidayat | 3B Akuntansi
Muhammad Husni Fazri | 1D Akuntansi
Rofidah
Salsabilah | D3 Akuntansi
Nadia
Putri | D3 Perpajakan
Dwi
Hening Ciptanti | D3 Perpajakan
Imelda
Herdawati | D3 Perpajakan
Annisa
Ayu Samsiyah | 1C Akuntansi
Anik
Dyah Kumalasari | 1C Akuntansi
Nuri
Rahmawati | 1A Akuntansi
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF. DR.
HAMKA
JAKARTA
2015
Kata
Pengantar
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat
Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyusun
karya tulis ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam karya tulis ini kami
membahas mengenai teknik persidangan.
Karya tulis ini dibuat dengan kerja sama
kelompok, serta mencari informasi mengenai materi kami melalui internet. Oleh
karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua
pihak yang telah membantu dalam penyusunan karya tulis ini. Oleh karena itu
kami minta maaf yang sebesar-besarnya jika ada kekurangan dalam pembuatan karya
tulis ini. Akhir kata semoga karya tulis ini dapat memberikan manfaat bagi kita
sekalian
Jakarta,
30 Desember 2014
Penyusun
Pendahuluan
A. Latar Belakang
Perpersidanganan merupakan salah satu sarana
musyawarah dalam rangka pengambilan keputusan dengan menggunakan aturan-aturan
yang jelas serta dikelola dengan manajemen yang baik. Persidangan adalah
pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk
menghasilkan keputusan yang di jadikan sebagai sebuah ketetapan.
B. Rumusan Masalah
1.
Apa definisi
dari persidangan?
2.
Apa saja
unsur-unsur yang dibutuhkan untuk persidangan ?
3.
Bagaimana
mekanisme pengambilan keputusan?
4.
Bagaimana
aturan pemakaian palu?
5.
Apa saja istilah
dalam sidang?
6.
Bagaimana
etika persidangan?
C. Tujuan
Pembahasan
1.
Mengetahui
definisi dari persidangan
2.
Mengetahui
unsur-unsur yang dibutuhkan untuk persidangan
3.
Mengetahui
mekanisme pengambilan keputusan
4.
Mengetahui
aturan pemakaian palu
5.
Mengetahui
istilah dalam sidang
6.
Mengetahui
etika persidangan
1. Definisi persidangan
Persidangan adalah suatu pertemuan
formal antara beberapa orang guna membicarakan sesuatu permasalahan untuk
melahirkan keputusan. Dalam pengertian lain perpersidanganan merupakan salah
satu sarana musyawarah dalam rangka pengambilan keputusan dengan menggunakan
aturan-aturan yang jelas serta dikelola dengan manajemen yang baik. Jadi
persidangan dapat disimpulkan bahwa sidang merupakan pertemuan formal yang
dilakukan untuk mengambil suatu keputusan dengan aturan-aturan yang jelas.
Persidangan juga merupakan sebuah pertemuan formal organisasi guna membahas
masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan
sebagai sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada
seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan
tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju
ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
2. Unsur-unsur sidang
1.
Tempat/ruangan sidang
Dalam persidangan dibutuhkan tempat yang kondusif bagi
kelancaran sidang. Syarat tempat persidangan yaitu:
· Cukup luas dan
menampung semua perserta
· System sirkulasi
yang baik, dianjurkan diruangan AC
· Ruangan bersih
dan sehat
· Nyaman
· Keamanan
terjamin
· Cukup air dan
terdapat toilet yang layak
· Ada tempat untuk
sholat
· Memiliki ruang
untuk sidang komisi
2.
Agenda sidang
Merupakan hal yang harus dipersiapkan oleh penyelenggara
sidang, konsep atau rancangan acara sidang disodorkan kepeserta sidang.
3.
Waktu sidang
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengukur waktu sidang,
yaitu:
· Memperhitungkan
kesempatan para peserta untuk hadir
· Jadwal bersidang
tergantung pada besarnya masalah
· Tidak mengganggu
waktu sholat
· Memperhitungkan
waktu istirahat
· Pemakaian waktu
seefisien mungkin
· Tentukan batas
waktu berakhirnya persidangan
· Diberitahukan
kepada semua peserta, sehingga dapat lebih memperhatikan waktu
4.
Perlengkapan sidang
Untuk kelancaran sidang, dibutuhkan perlengkapan sidang
sebagai berikut:
· Kursi dan meja
sidang
· Penerangan yang
cukup
· Palu sidang
· Whiteboard dan
spidol
· Podium untuk
berbicara
· Sound system
· Alat
tulis-menulis
· Dekorasi ruangan
(spanduk,papan nama, dll)
5.
Peserta sidang
Peserta adalah orang yang berhak ikut dalam suatu
persidangan. Syarat peserta sidang adalah:
· Diundang oleh
penyelenggara
· Mengetahui dan
memahami materi yang akan dibahas dalam sidang
· Berpikir solutif
bukan problematic
· Berani
mengemukakan pendapat
· Tidak emosional
dalam menanggapi masalah
6.
Pimpinan sidang/presidium
Adalah orang yang ditunjuk oleh peserta sidang melalui sebuah
mekanisme pemilihan yang telah disepakati oleh semua peserta sidang untuk
memimpin jalannya persidangan dari awal sampai akhir dan biasanya berjumlah
ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang sebagai pimpinan sidang yang lain
secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan. Sebagai pemimpin sidang
mereka punya wewenang memimpin dan mengatur kelancaran prosesi persidangan dari
awal sampai berakhirnya persidangan. Adapun tugas dan kewajiban pimpinan sidang
adalah:
· Mengarahkan
sidang untuk menyelasaikan permasalahan
· Meminta
persetujuan peserta sidang untuk menyusun agenda tata tertib
· Menjelaskan
masalah yang dibahas
· Menjaga
kelancaran dan ketertiban sidang
· Menyimpulkan
hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali
· Mengusahakan
agar mendapatkan kesepakatan dan keputusan.
Syarat pimpinan sidang:
· Mempunyai
leadership
· Berpengetahuan
luas
· Tahu dan paham
tata cara sidang
· Berpengalaman
· Bijaksana dan
bertanggung jawab
Sikap pimpinan sidang:
· Sopan dan hormat
dalam setiap kata dan perbuatan
· Memberi
kepercayaan dan netral terhadap peserta
· Memiliki
vitalitas yang tinggi
· Disiplin dan
cakap
· Menghargai
pendapat orang lain
· Simpatik dan
menarik
· Bersikap adil
terhadap semua peserta
· Simpatik dan
menarik
· Tegas
Pemilihan pimpinan sidang:
· Dipilih oleh
peserta sidang
· Karena
jabatan/kedudukan
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
memimpin sidang:
· Hindari
pembahasan yang berulang
· Fokuskan
permasalahan hanya pada satu permasalahan
· Pahami dan
analisi sumber permasalahan
· Hindari kata-kata
yang memberikan tawaran luas kepada forum sidang, seperti: bagaimana?
7.
Sekertaris/notulensi sidang
Sebuah persidangan harus memastikan adanya orang-orang
tertentu yang merekab risalah persidangan (jalannya prosesi pesidangan), hal
ini sebagai tanda bukti bahwa bilamana ada hal yang perlu ditinjau kembali.
Orang yang bertugas sebagai notulensi ini bisa diambil dari peserta sidang,
namun sbaiknya notulen sidang sebagai peserta “bebas” untuk memungkinkan dia
bisa bekerja lebih cermat dalam mencatat semua perjalanan secara jernih dan
objektif
8.
Keputusan sidang
Adalah hasil dari seluruh persidangan dan hal ini
diformalisasikan dari semua pendapat peserta yang kemudian dimintakan
kesepakatan bersama mengenai keputusan sidang, jadi keputusan sidang merupakan
final solution dari suatu persidangan.
9.
Tata tertib sidang
Adalah seperangkat aturan yang disepakati oleh seluruh
peserta sidang sebagai alat untuk menjaga prosesi persidangan berjalan lancar,
disiplin, terarah, dan dalam etika moral yang berlaku. Karena tata tertib
sidang ini menyangkut atau mengikat semua orang yang terlibat dalam persidangan
(baca: peserta sidang), maka tata tertib ini harus sudah mendapat persetujuan
dari seluruh peserta sidang sebelum diberlakukan.
10.
Quorum
Adalah syarat sahnya sidang untuk
dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukan sejauh mana tingkat presentasi
dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat
representasi dari sidang tersebut
3. Mekanisme pengambilan keputusan
Persidangan dinyatakan sah/quorum apabila diakhiri oleh
sekurang-kurang ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada panitia (OC) dan setiap
keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil
diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.
Proses pengambilan keputusan bisa bersifat:
a.
Kualitatif, yaitu saling menyatakan pendapat
masing-masing peserta
b.
Interpretasi, yaitu penafsiran pendapat agar dapat
pengertian yang jelas
c.
Diferensiasi, yaitu terdapat perbedaan pendapat secara
perorangan
d.
Motifikasi, yaitu motif pendapat yang sama
dikumpulkan, sehingga di peroleh gambaran yang jelas
e.
Polsrisasi, yaitu pendapat yang sama dikumpulkan,
sehingga diperoleh gambaran yang lebih jelas
f.
Kontradiksi, yaitu terjadi konflik akibat perbedaan pendapat
yang menajam
g.
Integrasi, pernyataan semua pendapat yang merupakan
simpulan yang dapat diterima oleh semua peserta
Lazim berlaku dalam banyak persidangan
bahwa untuk mengambil sebuah keputusan, mereka melewati langkah-langkah
berikut:
a.
Mengambil keputusan dengan “musyawarah mufakat” hal
ini adalah mekanisme yang paling baik dimana semua orang yang hadir sama-sama
setuju dengan keputusan yang akan diambil tanpa adanya paksaan dari orang lain
b.
Mengambil keputusan dengan suara terbanyak (vooting),
tidak jarang terjadi kebuntuan peserta sidang tentang suatu permasalahan yang
seharusnya segera diputuskan. Artinya ada banyak pendapat tentang permasalahan
tersebut, maka ketika “musyawarah mufakat” sudah diusahakan secara maksimal,
termasuk lobbying namun ternyata gagal (tidak bisa lagi dicapai), maka tidak
ada pilihan lain kecuali keputusan harus diambil dengan cara pemungutan suara
(vooting). Karena ini adalah mekanisme yang telah disepakati, bagi pihak yang
tidak memiliki suara terbanyak harus (kalah vooting) harus tetap konsisten dan
menghormati keputusan tersebut
4. Aturan pemakaian palu
Palu merupakan alat yang paling identik dalam persidangan,
mengenai jumlah ketukan palu sebenarnya tidak ada aturan baku atau standar yang
digunakan. Namun biasanya dalam banyak sidang aturan ketukan yang digunakan
adalah:
1.
Satu kali ketukan
· Untuk
memindahkan palu, menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
· Mengesahkan
keputusan/kesepakatan serta sidang point perpoint (keputusan sementara)
· Menskorsing dan
mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga
peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang
· Mencabut
kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru
2.
Dua kali ketukan
· Untuk skor
pending
· Membuka dan
mencabut kembali pending
· Menyepakati opsi
dari PK
· Menyerahkan/menerima
posisi pimpinan sidang
3.
Tiga kali ketukan
· Untuk membuka
persidangan resmi
· Untuk menutup
secara resmi
4.
Lebih dari tiga kali ketukan
· Untuk
menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang
5.
Cara mengajukan pendapat
Dalam mengajukan pendapat semua peserta sidang harus
mengacungkan tangan terlebih dahulu, jelaskan tujuan anda (mohon bicara,
interupsi) setelah diizinkan oleh pimpinan sidang baru boleh mengemukakan
pendapat. Ingat pimpinan sidang berhak menolak atau mengizinkan.
5. Istilah dalam sidang
1.
Skorsing
Ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu guna
menyegarkan suasana sidang. Biasanya minimal 15 menit dan maksimal 2x24 jam.
2.
Lobbying
Ialah menghentikan jalannya sidang dalam bentuk kompromi
tetapi dalam tempo singkat untuk mencari persesuaian paham guna mencari
kesepakatan yang tidak bisa diambil diruang persidangan.
3.
Mohon bicara
Digunakan untuk meminta izin ketika akan mengemukakan
pendapat kepada pimpinan sidang.
4.
PK/Peninjauan Kembali
Mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali
pembahasan/keputusan yang telah ditetapkan
5.
Interupsi
Digunakan untuk memotong pembicaraan dalam persidangan atau
menyela salah satu peserta lain. Macam-macam interupsi antara lain:
a.
Interuption of order, bentuk interupsi yang dilakukan
untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya
persidangan, misalnya: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka
seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan
kembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
b.
Interuption of information, yaitu menambahkan
informasi guna melengkapi pembicaraan yang dilakukan oleh peserta yang
diinterupsi. Informasi bisa internal (misalnya: informasi atau data tentang topik
yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya: situasi kondisi diluar sidang yang
mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan)
c.
Interuption of clarification, bentuk interupsi dalam
rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak
terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah
penegasan terhadap suatu pernyataan
d.
Interuption of explanation, bentuk interupsi untuk
menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru
oleh peserta lain atau suatu kelurusan terhadap pernyataan kita
e.
Interuption of personal previlage, yaitu meminta
kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang diinterupsi
karena telah menyinggung martabat seseorang atau cenderung menyerang secara
pribadi
Pelaksanaan interupsi:
· Interupsi
dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
mendapat izin dari pimpinan sidang.
· Interupsi diatas
hanya berlaku selama tidak mengganggu persidangan.
· Apabila dalam
persidangan, pimpinan sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya
persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih
jalannya persidangan atas permintaan pimpinan dan atau peserta sidang
· Jangan terlalu
mudah atau sering menggunakan interupsi jika tidak terlalu penting serta tidak
boleh menginterupsi orang yang sedang menginterupsi kecuali pada kondisi
tertentu
Saksi-saksi :
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang
ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi oelh pimpinan
sidang dengan mempertimbangkan saran dan usulan peserta.
6. Etika persidangan
Karena persidangan dimaksudkan untuk pemecahan masalah demi
kepentingan masalah, maka semua komponen yang terlibat dalam prosesi
persidangan semestinya menghormati beberapa etika yang berlaku dalam
persidangan atau musyawarah. WAMY (World Assembly Moeslem Youth) memberikan
beberapa etika yang perlu kita ingat dalam prosesi persidangan antara lain:
1.
Memulai dengan niat yang baik
2.
Menciptakan suasana yang kondusif
3.
Mengakui adanya perbedaan pendapat
4.
Tidak mendominasi pembicaraan
5.
Mendengarkan dengan baik
6.
Berbicara singkat dan jelas
7.
Memperhatikan titik persamaan
8.
Tidak fanatik dengan diri sendiri dan mengakui
kesalahan
9.
Menahan amarah
10.
Tidak menyerang dan mematahkan
11.
Merendahkan suara
D. Kesimpulan
Persidangan sangat penting bagi sebuah organisasi ataupun
yang lainnya. Persidangan merupakan sebuah bentuk pengambilan keputusan
terakhir serta di perlukan orang-orang untuk menjadi peserta sidang untuk
menentukan suatu keputusan yang sedang dibicarakan dan mengesahkan semua
keputusan yang dipersidangkan sekaligus mengesahkan keputusan tersebut.
Keputusan tersebut tidak dapat diganggu gugat oleh siapapun karena sudah di
sahkan oleh peserta dan pimpinan sidang
E. Saran
Untuk teknik sidang sebaiknya diadakan sebuah pelatihan
supaya para kader memahami teknik persidangan dengan baik dan benar
Komentar
Posting Komentar