TEKNIK PERSIDANGAN

Karya Tulis dengan Judul Teknik Persidangan
KELOMPOK 4:
Wahyu Hidayat | 3B Akuntansi
Muhammad Husni Fazri | 1D Akuntansi
Rofidah Salsabilah | D3 Akuntansi
Nadia Putri | D3 Perpajakan
Dwi Hening Ciptanti | D3 Perpajakan
Imelda Herdawati | D3 Perpajakan
Annisa Ayu Samsiyah | 1C Akuntansi
Anik Dyah Kumalasari | 1C Akuntansi
Nuri Rahmawati | 1A Akuntansi

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF. DR. HAMKA
JAKARTA
                                                     2015                                                    






Kata Pengantar

   Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyusun karya tulis ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam karya tulis ini kami membahas mengenai teknik persidangan.
    Karya tulis ini dibuat dengan kerja sama kelompok, serta mencari informasi mengenai materi kami melalui internet. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan karya tulis ini. Oleh karena itu kami minta maaf yang sebesar-besarnya jika ada kekurangan dalam pembuatan karya tulis ini. Akhir kata semoga karya tulis ini dapat memberikan manfaat bagi kita sekalian


                                                                             Jakarta, 30 Desember 2014



                                                                                          Penyusun




Pendahuluan

A.   Latar Belakang
               Perpersidanganan merupakan salah satu sarana musyawarah dalam rangka pengambilan keputusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas serta dikelola dengan manajemen yang baik. Persidangan adalah pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang di jadikan sebagai sebuah ketetapan.
        

B.    Rumusan Masalah
1.       Apa definisi dari persidangan?
2.       Apa saja unsur-unsur yang dibutuhkan untuk persidangan ?
3.       Bagaimana mekanisme pengambilan keputusan?
4.       Bagaimana aturan pemakaian palu?
5.       Apa saja istilah dalam sidang?
6.       Bagaimana etika persidangan?
C.   Tujuan Pembahasan
1.       Mengetahui definisi dari persidangan
2.       Mengetahui unsur-unsur yang dibutuhkan untuk persidangan
3.       Mengetahui mekanisme pengambilan keputusan
4.       Mengetahui aturan pemakaian palu
5.       Mengetahui istilah dalam sidang
6.       Mengetahui etika persidangan












1.   Definisi persidangan

          Persidangan adalah suatu pertemuan formal antara beberapa orang guna membicarakan sesuatu permasalahan untuk melahirkan keputusan. Dalam pengertian lain perpersidanganan merupakan salah satu sarana musyawarah dalam rangka pengambilan keputusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas serta dikelola dengan manajemen yang baik. Jadi persidangan dapat disimpulkan bahwa sidang merupakan pertemuan formal yang dilakukan untuk mengambil suatu keputusan dengan aturan-aturan yang jelas. Persidangan juga merupakan sebuah pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.


2.   Unsur-unsur sidang
1.   Tempat/ruangan sidang
Dalam persidangan dibutuhkan tempat yang kondusif bagi kelancaran sidang. Syarat tempat persidangan yaitu:
·       Cukup luas dan menampung semua perserta
·       System sirkulasi yang baik, dianjurkan diruangan AC
·       Ruangan bersih dan sehat
·       Nyaman
·       Keamanan terjamin
·       Cukup air dan terdapat toilet yang layak
·       Ada tempat untuk sholat
·       Memiliki ruang untuk sidang komisi
2.   Agenda sidang
Merupakan hal yang harus dipersiapkan oleh penyelenggara sidang, konsep atau rancangan acara sidang disodorkan kepeserta sidang.
3.   Waktu sidang
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengukur waktu sidang, yaitu:
·       Memperhitungkan kesempatan para peserta untuk hadir
·       Jadwal bersidang tergantung pada besarnya masalah
·       Tidak mengganggu waktu sholat
·       Memperhitungkan waktu istirahat
·       Pemakaian waktu seefisien mungkin
·       Tentukan batas waktu berakhirnya persidangan
·       Diberitahukan kepada semua peserta, sehingga dapat lebih memperhatikan waktu
4.   Perlengkapan sidang
Untuk kelancaran sidang, dibutuhkan perlengkapan sidang sebagai berikut:
·       Kursi dan meja sidang
·       Penerangan yang cukup
·       Palu sidang
·       Whiteboard dan spidol
·       Podium untuk berbicara
·       Sound system
·       Alat tulis-menulis
·       Dekorasi ruangan (spanduk,papan nama, dll)
5.   Peserta sidang
Peserta adalah orang yang berhak ikut dalam suatu persidangan. Syarat peserta sidang adalah:
·       Diundang oleh penyelenggara
·       Mengetahui dan memahami materi yang akan dibahas dalam sidang
·       Berpikir solutif bukan problematic
·       Berani mengemukakan pendapat
·       Tidak emosional dalam menanggapi masalah

6.   Pimpinan sidang/presidium
Adalah orang yang ditunjuk oleh peserta sidang melalui sebuah mekanisme pemilihan yang telah disepakati oleh semua peserta sidang untuk memimpin jalannya persidangan dari awal sampai akhir dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang sebagai pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan. Sebagai pemimpin sidang mereka punya wewenang memimpin dan mengatur kelancaran prosesi persidangan dari awal sampai berakhirnya persidangan. Adapun tugas dan kewajiban pimpinan sidang adalah:
·       Mengarahkan sidang untuk menyelasaikan permasalahan
·       Meminta persetujuan peserta sidang untuk menyusun agenda tata tertib
·       Menjelaskan masalah yang dibahas
·       Menjaga kelancaran dan ketertiban sidang
·       Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali
·       Mengusahakan agar mendapatkan kesepakatan dan keputusan.

          Syarat pimpinan sidang:
·       Mempunyai leadership
·       Berpengetahuan luas
·       Tahu dan paham tata cara sidang
·       Berpengalaman
·       Bijaksana dan bertanggung jawab
         
          Sikap pimpinan sidang:
·       Sopan dan hormat dalam setiap kata dan perbuatan
·       Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta
·       Memiliki vitalitas yang tinggi
·       Disiplin dan cakap
·       Menghargai pendapat orang lain
·       Simpatik dan menarik
·       Bersikap adil terhadap semua peserta
·       Simpatik dan menarik
·       Tegas
          Pemilihan pimpinan sidang:
·       Dipilih oleh peserta sidang
·       Karena jabatan/kedudukan
          Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memimpin sidang:
·       Hindari pembahasan yang berulang
·       Fokuskan permasalahan hanya pada satu permasalahan
·       Pahami dan analisi sumber permasalahan
·       Hindari kata-kata yang memberikan tawaran luas kepada forum sidang, seperti: bagaimana?



7.   Sekertaris/notulensi sidang
Sebuah persidangan harus memastikan adanya orang-orang tertentu yang merekab risalah persidangan (jalannya prosesi pesidangan), hal ini sebagai tanda bukti bahwa bilamana ada hal yang perlu ditinjau kembali. Orang yang bertugas sebagai notulensi ini bisa diambil dari peserta sidang, namun sbaiknya notulen sidang sebagai peserta “bebas” untuk memungkinkan dia bisa bekerja lebih cermat dalam mencatat semua perjalanan secara jernih dan objektif

8.   Keputusan sidang
Adalah hasil dari seluruh persidangan dan hal ini diformalisasikan dari semua pendapat peserta yang kemudian dimintakan kesepakatan bersama mengenai keputusan sidang, jadi keputusan sidang merupakan final solution dari suatu persidangan.

9.   Tata tertib sidang
Adalah seperangkat aturan yang disepakati oleh seluruh peserta sidang sebagai alat untuk menjaga prosesi persidangan berjalan lancar, disiplin, terarah, dan dalam etika moral yang berlaku. Karena tata tertib sidang ini menyangkut atau mengikat semua orang yang terlibat dalam persidangan (baca: peserta sidang), maka tata tertib ini harus sudah mendapat persetujuan dari seluruh peserta sidang sebelum diberlakukan.

10.   Quorum
Adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukan sejauh mana tingkat presentasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut

3.   Mekanisme pengambilan keputusan
Persidangan dinyatakan sah/quorum apabila diakhiri oleh sekurang-kurang ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada panitia (OC) dan setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan. Proses pengambilan keputusan bisa bersifat:
a.     Kualitatif, yaitu saling menyatakan pendapat masing-masing peserta
b.    Interpretasi, yaitu penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang jelas
c.     Diferensiasi, yaitu terdapat perbedaan pendapat secara perorangan
d.    Motifikasi, yaitu motif pendapat yang sama dikumpulkan, sehingga di peroleh gambaran yang jelas
e.     Polsrisasi, yaitu pendapat yang sama dikumpulkan, sehingga diperoleh gambaran yang lebih jelas
f.       Kontradiksi, yaitu terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam
g.     Integrasi, pernyataan semua pendapat yang merupakan simpulan yang dapat diterima oleh semua peserta
     Lazim berlaku dalam banyak persidangan bahwa untuk mengambil sebuah keputusan, mereka melewati langkah-langkah berikut:
a.     Mengambil keputusan dengan “musyawarah mufakat” hal ini adalah mekanisme yang paling baik dimana semua orang yang hadir sama-sama setuju dengan keputusan yang akan diambil tanpa adanya paksaan dari orang lain
b.    Mengambil keputusan dengan suara terbanyak (vooting), tidak jarang terjadi kebuntuan peserta sidang tentang suatu permasalahan yang seharusnya segera diputuskan. Artinya ada banyak pendapat tentang permasalahan tersebut, maka ketika “musyawarah mufakat” sudah diusahakan secara maksimal, termasuk lobbying namun ternyata gagal (tidak bisa lagi dicapai), maka tidak ada pilihan lain kecuali keputusan harus diambil dengan cara pemungutan suara (vooting). Karena ini adalah mekanisme yang telah disepakati, bagi pihak yang tidak memiliki suara terbanyak harus (kalah vooting) harus tetap konsisten dan menghormati keputusan tersebut

4.   Aturan pemakaian palu
Palu merupakan alat yang paling identik dalam persidangan, mengenai jumlah ketukan palu sebenarnya tidak ada aturan baku atau standar yang digunakan. Namun biasanya dalam banyak sidang aturan ketukan yang digunakan adalah:
1.   Satu kali ketukan
·       Untuk memindahkan palu, menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
·       Mengesahkan keputusan/kesepakatan serta sidang point perpoint (keputusan sementara)
·       Menskorsing dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang
·       Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru
2.   Dua kali ketukan
·       Untuk skor pending
·       Membuka dan mencabut kembali pending
·       Menyepakati opsi dari PK
·       Menyerahkan/menerima posisi pimpinan sidang
3.   Tiga kali ketukan
·       Untuk membuka persidangan resmi
·       Untuk menutup secara resmi
4.   Lebih dari tiga kali ketukan
·       Untuk menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang


5.   Cara mengajukan pendapat
Dalam mengajukan pendapat semua peserta sidang harus mengacungkan tangan terlebih dahulu, jelaskan tujuan anda (mohon bicara, interupsi) setelah diizinkan oleh pimpinan sidang baru boleh mengemukakan pendapat. Ingat pimpinan sidang berhak menolak atau mengizinkan.

5.   Istilah dalam sidang
1.   Skorsing
Ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu guna menyegarkan suasana sidang. Biasanya minimal 15 menit dan maksimal 2x24 jam.
2.   Lobbying
Ialah menghentikan jalannya sidang dalam bentuk kompromi tetapi dalam tempo singkat untuk mencari persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak bisa diambil diruang persidangan.
3.   Mohon bicara
Digunakan untuk meminta izin ketika akan mengemukakan pendapat kepada pimpinan sidang.
4.   PK/Peninjauan Kembali
Mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/keputusan yang telah ditetapkan


5.   Interupsi
Digunakan untuk memotong pembicaraan dalam persidangan atau menyela salah satu peserta lain. Macam-macam interupsi antara lain:
a.     Interuption of order, bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan, misalnya: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan kembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
b.    Interuption of information, yaitu menambahkan informasi guna melengkapi pembicaraan yang dilakukan oleh peserta yang diinterupsi. Informasi bisa internal (misalnya: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya: situasi kondisi diluar sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan)
c.     Interuption of clarification, bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan
d.    Interuption of explanation, bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu kelurusan terhadap pernyataan kita
e.     Interuption of personal previlage, yaitu meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang diinterupsi karena telah menyinggung martabat seseorang atau cenderung menyerang secara pribadi
Pelaksanaan interupsi:
·       Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat izin dari pimpinan sidang.
·       Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak mengganggu persidangan.
·       Apabila dalam persidangan, pimpinan sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan atas permintaan pimpinan dan atau peserta sidang
·       Jangan terlalu mudah atau sering menggunakan interupsi jika tidak terlalu penting serta tidak boleh menginterupsi orang yang sedang menginterupsi kecuali pada kondisi tertentu

Saksi-saksi :
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi oelh pimpinan sidang dengan mempertimbangkan saran dan usulan peserta.

6.   Etika persidangan
Karena persidangan dimaksudkan untuk pemecahan masalah demi kepentingan masalah, maka semua komponen yang terlibat dalam prosesi persidangan semestinya menghormati beberapa etika yang berlaku dalam persidangan atau musyawarah. WAMY (World Assembly Moeslem Youth) memberikan beberapa etika yang perlu kita ingat dalam prosesi persidangan antara lain:
1.   Memulai dengan niat yang baik
2.   Menciptakan suasana yang kondusif
3.   Mengakui adanya perbedaan pendapat
4.   Tidak mendominasi pembicaraan
5.   Mendengarkan dengan baik
6.   Berbicara singkat dan jelas
7.   Memperhatikan titik persamaan
8.   Tidak fanatik dengan diri sendiri dan mengakui kesalahan
9.   Menahan amarah
10.   Tidak menyerang dan mematahkan
11.   Merendahkan suara




D.  Kesimpulan
Persidangan sangat penting bagi sebuah organisasi ataupun yang lainnya. Persidangan merupakan sebuah bentuk pengambilan keputusan terakhir serta di perlukan orang-orang untuk menjadi peserta sidang untuk menentukan suatu keputusan yang sedang dibicarakan dan mengesahkan semua keputusan yang dipersidangkan sekaligus mengesahkan keputusan tersebut. Keputusan tersebut tidak dapat diganggu gugat oleh siapapun karena sudah di sahkan oleh peserta dan pimpinan sidang

E.   Saran

Untuk teknik sidang sebaiknya diadakan sebuah pelatihan supaya para kader memahami teknik persidangan dengan baik dan benar

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Program Kerja Hima Akuntansi Periode 2020-2021

Ingat, Berikut Ancaman Sanksi Bila Tidak Lapor SPT Tahunan

RANGKUMAN MATERI LKTD KELOMPOK 5